Cuando el dueño consume como cliente, pero el negocio paga la cuenta

Muchos restaurantes enfrentan dificultades financieras y sus propietarios no logran entender el motivo. Las ventas parecen aceptables, los clientes siguen llegando y la operación continúa funcionando día tras día. Sin embargo, el dinero nunca alcanza. Las explicaciones suelen apuntar hacia factores externos: la economía, la competencia, el aumento de precios de los proveedores o la falta de clientes. Aunque estos factores pueden influir, existe una causa silenciosa que pocas veces se analiza con honestidad.

Se trata del consumo interno descontrolado: cuando el dueño consume como si fuera un cliente, pero el negocio absorbe el costo sin ningún registro ni control. Este hecho inicia una fuga constante de recursos que con el tiempo puede afectar seriamente la rentabilidad. Lo más preocupante es que muchas veces este comportamiento se considera normal.

El problema comienza con una idea aparentemente inocente

El pensamiento más común y sutil de muchos propietarios es afirmar: «El negocio es mío; aquí puedo comer lo que quiera». Y, en efecto, tienen todo el derecho de hacerlo. Sin embargo, el problema no radica en que el propietario consuma productos de su propio restaurante, sino en que ese consumo no se registre, su costo no se calcule y tampoco se evalúe el impacto acumulado que puede generar a lo largo de días, semanas, meses e incluso años.

Tener el control o ser dueño de un negocio no exime la responsabilidad de preservar la salud financiera de un patrimonio que debería perdurar en el tiempo. Cuando el consumo personal se vuelve una práctica cotidiana sin control ni registro, deja de ser un simple beneficio del propietario para convertirse en una fuga silenciosa de rentabilidad.

Pero ¿qué ocurre cuando se normaliza diariamente el consumo de alimentos, bebidas, postres, productos para llevar o cualquier otro recurso del restaurante sin que quede reflejado en los costos del negocio?

Todo parece insignificante cuando se observa de forma aislada, pero los negocios no quiebran por un solo gasto, normalmente se debilitan por cientos de pequeños gastos que se repiten en el tiempo de forma constante y este es el verdadero peligro.

Lo que las cifras suelen revelar: sin preguntarles

Imagina un lugar dónde un dueño consume diariamente productos con un valor de $15.00 dólares. Pareciera una cantidad de dinero irrelevante verdad. Sin embargo $15.00 dólares diarios es el equivalente a:

• 450.00 dólares mensuales.
• 5,400.00 dólares al año.

Ahora imagina que también consumen otros allegados cercanos o amistades, la cifra podría duplicarse o triplicarse fácilmente. Un gasto que aparenta ser insignificante se convierte en miles de dólares anuales que salen directamente de la operación. Y en muchos casos ni siquiera aparecen en los estados financieros.

En realidad, este artículo no pretende cuestionar el derecho que tiene un propietario a consumir en su propio negocio. Todo dueño tiene derecho a disfrutar de los frutos de su inversión y esfuerzo. El verdadero propósito es señalar una situación que con frecuencia pasa desapercibida: cuando los consumos internos dejan de ser razonables, no se registran adecuadamente o alcanzan niveles que afectan la rentabilidad del negocio. El problema no es quién consume, sino la falta de control sobre pérdidas que, independientemente de quién las genere, terminan impactando los resultados financieros de la empresa.

Cuando los números dejan de ser una hipótesis

Durante años pensé que este era un problema menor. Sin embargo, cuando comenzamos a registrar y analizar los consumos internos con mayor detalle, descubrimos una realidad muy diferente. En nuestro caso, los registros muestran consumos internos superiores a $2,400 mensuales entre propietarios, familiares y personal del restaurante. Y esa cifra corresponde únicamente a los consumos que logramos identificar y registrar.

La pregunta invitable es la siguiente: ¿Cuánto más se consume sin quedar documentado?.

Cuando un negocio registra más de $28,000 al año en consumos internos identificados, el tema deja de ser una simple cortesía o un beneficio ocasional. Se convierte en una partida financiera que merece atención, análisis y control. Lo más interesante es que muchas veces los propietarios buscan respuestas en las ventas, en los precios o en los proveedores, sin detenerse a observar aquellas pequeñas salidas de producto que ocurren diariamente dentro de la propia empresa.

No se trata de prohibir consumos. Se trata de reconocer que todo consumo tiene un costo y que, cuando alcanza determinadas magnitudes, puede influir significativamente en la rentabilidad del negocio. En este enlace puedes encontrar información importante sobre fugas silenciosas de dinero que está reduciendo las ganancias y afectando tu rentabilidad.

El verdadero problema no es el alimento

La mayoría imaginan que el problema es el plato servido, pero en realidad el problema es más profundo, ya que cada producto servido involucra:

• Materia prima.
• Mano de obra.
• Gas.
• Electricidad.
• Agua.
• Limpieza.
• Equipos.
• Depreciación.
• Tiempo de preparación.

Cuando un plato sale de la cocina, no solamente desaparecen los ingredientes, también desaparecen los recursos operativos. Es por eso que un plato gratuito realmente nunca lo es!. Alguien lo está pagando y normalmente es el propio negocio. De aquí depende la utilidad del negocio, si es respetado o simplemente es conducido al derrumbe financiero. Suena fuerte, pero no deja de ser cierto. El simple hecho de ignorar estas reglas y no seguirlas para salvaguardar la salud financiera de un negocio, nos hace cómplice de su caída.

La cultura del «anótalo por ahí»

Existe una frase muy peligrosa normalmente utilizada por dueños de negocio: «Después lo anotamos.»; el problema es que casi nunca se anota y si se anota no se lleva un control de costos. Esto es sin mencionar que cuando no se anota, muy pocas veces se revisa.

Con el tiempo, poco a poco se crea una cultura dónde determinados consumos quedan fuera de cualquier sistema de control. Lo que no se registra no se puede medir y, lo que no se mide tampoco puede administrarse. Esta es una de las principales razones por la que muchos negocios venden mucho pero generan muy poca utilidad.

El efecto psicológico sobre los trabajadores

A diferencia de la cultura de no a anotar, está presente otro problema que es muy poco mencionado y que vale la pena mencionarlo: los empleados observan todo; y cuando ven como amistades, dueños o familiares consumen libremente sin controles, reciben un mensaje muy claro, aquí las reglas son flexibles. Esa percepción muy pronto conlleva a conductas inapropiadas que luego revelan lo siguiente:

• Porciones excesivas.
• Productos que desaparecen.
• Consumo no autorizados.
• Desperdicios innecesarios.
• Falta de disciplina operativa.

La verdadera cultura de control comienza desde arriba, si los colaboradores no lo perciben es muy probable que imiten aquello que observan todos los días. Esa es la razón principal de porque siempre debe existir una estructura funcional de consumo interno y control de costos.
No se trata del poder que tiene una persona para tomar una decisión, se trata de que a pesar del poder primero que todo, exista disciplina financiera que evite el colapso del negocio a futuro.

Cuando este tema se aborda, suelen aparecer respuestas inmediatas: «Pero el dueño tiene derecho, porque el negocio es suyo». Y es cierto: el propietario puede consumir productos de su empresa. Sin embargo, lo que no debe hacer es engañarse respecto al costo real de ese consumo. Las empresas exitosas distinguen claramente entre los gastos personales, los gastos operativos y los beneficios del propietario. Cuando esas líneas se mezclan, los números dejan de reflejar la realidad; y cuando los números dejan de decir la verdad, las decisiones también terminan siendo equivocadas.

Uno de los mayores peligros es creer que el negocio está produciendo dinero cuando en realidad está subsidiando consumos internos. Un restaurante puede estar mostrando ventas razonables, estar lleno de clientes, incluso puede mantener movimiento constante sin embargo el efectivo disponible nunca aumenta y es haí dónde el propietario suele preguntarse «¿Dónde está el dinero?». La respuesta en la gran mayoría de veces está frente a ellos. El consumo sale de la cocina, del almacen, del refrigerador y por ultimo sale en forma de consumo que no es controlado.

Otra situación especial que existe es la llegada de amistades, visitantes, un proveedor o una visita importante. Automáticamente aparecen bebidas, postres, cortesias y otros. En principio esto puede verse como hospitalidad, pero cuando ocurre de forma frecuente deja de ser hospitalidad y se convierte en un gasto recurrente.

En empresas sólidas, la cortesía debe tener presupuesto. Este consepto es totalmente lo contrario de administrar un negocio por poder y no por logica financiera.

La diferencia entre dueño y administrador

Los dueños que construyen negocios duraderos entienden una diferencia fundamental, ellos son los dueños del negocio, pero no son el negocio. Un restaurante debe y tiene que generar utilidades por si mismo.

• Sostener salarios.
• Pagar proveedores.
• Renovar equipos.
• Hacer mantenimientos.
• Debe enfrentar crisis.

Cuando un negocio se trata como una cuenta bancaria personal, el negocio pierde la capacidad de crecer y fortalecerse.

¿Cómo puede controlarse este problema?

En términos generales, no se trata de prohibirle los consumos internos que un dueño de negocio desee realizar, lo importante es:

• Registrar todos los consumos internos.
• Crear una cuenta específica para el consumo de propietarios.
• Establecer límites razonables.
• Revisar cada mes los montos acumulados.
• Diferenciar las cortesias de los consumos personales.
• Incluir estos datos en los análisis financieros.

Aquí radica una de las reglas más relevantes a la hora de mantener consumos internos recurrentes. «La transparencia siempre produce mejores decisiones».

Al final muchos restaurantes en realidad no tienen problemas de ventas, tampoco de clientela, ni siquiera problemas de precios, realmente su mayor problema es no tener disciplina y para estos casos en especial, la rentabilidad rara vez desaparece por arte de magia, generalmente se va perdiendo en silencio por haber tomado cientos de decisiones pequeñas que parecen inofensivas.

La principal de ellas, es permitir que el negocio pague continuamente consumos que deberían estar identificados y controlados.

Resumen

Todo propietario de negocio tiene el derecho de disfrutar los frutos de su esfuerzo, pero existe una gra diferencia entre beneficiarse del negocio y debilitarlo sin darse cuenta. Cada bebida, cortesia o consumo interno, deben formar parte de la realidad financiera de la empresa.

La pregunta no es si el dueño debe consumir en el restaurantes sin pagarlo, la verdadera pregunta es:

¿Está un propietario consciente del costo real de lo que consume y del impacto que tiene sobre la rentabilidad del negocio?.

Porque muchas veces la diferencia entre un restaurante que prospera y uno que sobrevive, no esta en las ventas, está en los habitos que ocurren detras de la caja registradora.

¿Cuanto te cuesta relamente el consumo interno?

La rentabilidad no se destruye de un dia para el otro; se erociona lentamente a través de decisiones que nadie mide. Lo que no se mide, no se controla. Y lo que no se controla, termina controlando el negocio.

¿Qué consumo interno está afectando hoy las utilidades de su restaurante sin que usted lo note?. Dejenos su opinion en los comentarios.